Quelles sont les étapes d’une gestion de projet efficace ?

Quelle que soit la taille et quel que soit le statut de votre entreprise, il vous faut bien la gérer pour assurer son développement. Sachez toutefois que la gestion de projet requiert l’accomplissement de diverses étapes afin que tout se déroule selon vos objectifs et contraintes (temps, budget…). Découvrez dans les lignes qui suivent les différents points à ne pas négliger pour atteindre vos objectifs plus facilement.

Définition des objectifs

La définition des objectifs est l’étape principale pour mener à bien un projet. Que ce dernier soit d’ordre commercial ou marketing, elle vous permet de rassembler tout ce dont vous avez besoin pour aller d’un point A à un point B. Il s’agit entre autres des tâches à faire, des ressources et des outils nécessaires. Concernant ce dernier élément, vous pouvez vous doter d’un outil marketing automation qui vous permet d’automatiser une importante quantité de tâches marketing comme la création et l’envoi de vos campagnes emailing ou la segmentation de votre base de données.

Ce logiciel rassemble généralement des solutions intégrées de facturation, emailing, CRM et ERP. Il vous est également conseillé d’investir dans d’autres outils visant à garantir une bonne communication entre les différents membres de votre équipe.

Cette étape est essentielle au bon déroulement du projet. Bien définir vos objectifs vous permet d’anticiper les mauvaises surprises. Mais pour y parvenir, il faut recourir à la bonne méthode. Les objectifs SMART sont par exemple spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et temporellement définis.

Planification

La planification est la seconde étape à exécuter pour mener à bien une gestion de projet. Elle consiste à la répartition de l’ensemble des constituants du projet en plus petites tâches. Dans cette phase, vous êtes amené à constituer plusieurs équipes et mettre en place au sein de chaque groupe un petit objectif à atteindre dans un délai bien défini.

La phase de planification réunit différentes étapes telles que :

• la création d’un plan de projet,
• la mise en place des diagrammes de flux de travail,
• l’estimation du budget et l’élaboration d’un plan financier pour vous garantir un retour sur investissement maximal,
• le rassemblement des ressources internes et externes. Veillez à ce que chaque intervenant au projet bénéficie des outils informatiques nécessaires pour effectuer ses missions,
• l’anticipation des risques et des obstacles pouvant nuire à votre projet.

Exécution

Troisième étape à ne pas négliger : l’exécution du projet. Étant le cœur de la gestion du projet, cette étape réclame de la rigueur pour vous aider à réaliser le travail selon l’échéancier prévu. Durant la phase d’exécution, de nombreuses réunions sont au programme afin de constater l’évolution du projet et de prévenir les retards de livraison. Toutes les activités planifiées vont être exécutées de façon à ce que toutes les prévisions puissent être atteintes.

Lors de la phase d’exécution, vous pouvez utiliser différents outils visuels pour vérifier les résultats atteints. Par la même occasion, ces supports peuvent vous être utiles pour assurer que l’exécution du projet est sur la bonne voie.

À noter que vous êtes tenus de respecter les lois en vigueur tout au long de cette étape. En effet, si vous utilisez un logiciel d’automatisation en vue d’optimiser le temps dans le traitement des données personnelles, vous devez vous conformer aux directives du RGPD.

Le suivi postérieurement au projet

Toute personne qui s’occupe de la gestion d’un projet doit être en quête d’amélioration. Par conséquent, le suivi postérieurement au projet est indispensable. Ce concept s’accompagne obligatoirement d’une évaluation du résultat obtenu. La réalisation de ces deux missions peut être à court ou à long terme en fonction des objectifs établis lors du lancement du projet.

La réalisation d’un bilan sur le projet est bénéfique sur divers plans. Tout d’abord, cette phase vous aide à comprendre les axes qui méritent des améliorations pour les projets à venir. Par la même occasion, elle est essentielle pour évaluer les potentiels de votre équipe.

En tant que manager du projet, le suivi et l’évaluation vous donnent l’opportunité d’évaluer vos techniques de management. Ensuite, cette étape de la gestion de projet est utile pour chiffrer de manière précise les prouesses de vos équipes. Enfin, elle est obligatoire pour vous garantir l’atteinte des objectifs.

La gestion d’un projet peut s’avérer complexe sans la mise en place d’une méthodologie rigoureuse et le recours à des outils adaptés.