Entreprise : comment gérer et réussir un accueil téléphonique ?

L’accueil téléphonique est un poste clé qui influe sur la qualité de la relation de l’entreprise avec ses clients et prospects. Il constitue souvent le premier contact qu’une société établit avec sa clientèle. Afin de conserver une bonne image de marque auprès de ses clients, l’entreprise se doit de fournir une permanence téléphonique de qualité. Pour ce faire, voici quelques conseils pertinents que chaque société se doit de considérer afin de mieux gérer et réussir son accueil téléphonique.

Confier son accueil téléphonique à un prestataire qualifié

La permanence téléphonique est une mission qui peut être exécutée par les collaborateurs internes de l’entreprise. Cependant, il faut savoir que la réalisation de cette tâche nécessite beaucoup de temps. Dans cette mesure, confier sa permanence téléphonique à un centre d’appel permet à l’entreprise de gagner du temps pour se focaliser sur son cœur de métier.

Par ailleurs, comme ces types de prestataires sont spécialisés dans le traitement des appels entrants et sortants, ils sont en mesure de fournir de bons résultats sur chaque mission. Le centre d’appels met un service de Permanence téléphonique performant et disponible à la société. Pour cela, il dispose d’une équipe qualifiée et des outils technologiques afin de mener à bien ses missions.

Les qualités que doit avoir un opérateur téléphonique

• Faire preuve de disponibilité et de patience

La disponibilité et la patience font partie des principales qualités que doit avoir un téléopérateur ou un télésecrétaire. En effet, il en va de la qualité de l’image et de la crédibilité de l’entreprise auprès des clients et prospects. L’agent spécialisé en secrétariat téléphonique est tenu de porter toute son attention à son interlocuteur pour que ce dernier se sente bien écouté et considéré.

Dans la même mesure, il est important de lui accorder le temps nécessaire et ne jamais montrer de l’impatience ou de l’agacement au cours de l’entretien. La disponibilité de l’opérateur téléphonique met en confiance la personne au bout du fil.

• Savoir mener l’entretien avec subtilité

Lorsqu’un client ou un prospect contacte une entreprise, c’est généralement pour effectuer une requête à caractère d’urgence, notamment pour une réclamation, une commande, un service après-vente, etc. Pourtant, l’attitude du client ou autre filtre bloquant la communication peut rendre complexe la compréhension de la demande. Dans ces cas, il est indispensable que l’opérateur téléphonique sache mener l’entretien avec subtilité.

Cela consiste à poser les bonnes questions pour comprendre avec précisément le motif de l’appel. Cela vaut également pour un interlocuteur mécontent. Le téléopérateur doit l’aider à formuler clairement sa demande, ceci en gardant son calme et en restant patient pour éviter de contrarier encore plus la personne au bout du fil.

• Utiliser un ton et un vocabulaire adaptés

L’accueil téléphonique tient un rôle essentiel sur la création et le renforcement de la relation entre l’entreprise et ses clients. Dans cette optique, le secrétaire téléphonique se doit d’utiliser un ton aimable et des formules de politesse pour chaque prise de contact avec un client ou prospect.

En parlant de manière agréable et respectueuse avec son interlocuteur, le téléopérateur ou télésecrétaire renvoie de la considération à celui-ci. Il est également important que l’agent en charge de l’accueil téléphonique adopte une excellente élocution avec un ton et un débit adaptés, de manière à favoriser la bonne compréhension de ses propos par la personne au bout du fil.